00KI-Sparring für den Mittelstand

Wir machenUnternehmenKI-fähig.

Wir finden heraus, wo sich Automation und KI in deinem Betrieb wirklich rechnen, bauen die Systeme, und bringen deinem Team bei, die nächsten Möglichkeiten selbst zu erkennen. Kostet weniger als eine Stelle. Und läuft weiter, wenn wir weg sind.

Mehr als 70 Kunden in über 100 Projekten begleitet. Was wir gebaut haben →

  • ELOKON
  • Gottfried Schultz
  • ARTS
  • Synergy Bridge Consulting
  • WeMatch
  • Intenture Group
  • Sprung Consulting
Unser Versprechen

KI-Experten, die sich deiner Probleme annehmen, ohne dass du die Stelle dafür schaffst.

Keine offenen „Könnte eine Automation das lösen?“ oder „Wie verpasse ich die KI-Welle nicht?“ mehr. Mit uns als Sparringspartner hast du auf all diese Fragen jederzeit eine Antwort. Nach mehr als 100 KI-Projekten wissen wir, was funktioniert und was nicht. Strategisch wie technisch.

Was du sonst einzeln besetzen müsstest
  • StrategieWelche Prozesse sich rechnen und welche nur Spielerei sind.
  • Architektur & UmsetzungGebaut in deinen Systemen, nicht nur Theorie.
  • Enablement & BetriebDein Team nutzt die Systeme selbst im Arbeitsalltag.
01Das Problem

Warum die anderen gerade schneller sind.

Sechs Sachen, die uns seit sieben Jahren in jedem zweiten Strategiegespräch begegnen.

  1. Du brauchst drei Tage, der andere einen

    So lange dauert bei dir das Angebot, beim Wettbewerber ist es am selben Abend raus. Und wenn dein Vertrieb den Lead endlich anruft, hat der längst mit zwei anderen gesprochen.

  2. Heiße Leads bleiben unsichtbar

    Neue Stellen, ein neuer Standort, eine Finanzierungsrunde, ein Projekt in der Presse. Unternehmen zeigen offen, wann sie etwas brauchen. Nur schaut niemand hin, und wenn dann jemand anruft, ist das Thema entweder gestorben oder vergeben.

  3. Die Stelle ist seit fünf Monaten offen

    Und solange sie offen ist, sagst du Aufträge ab. Es fehlt selten in der Breite. Es fehlt an der einen Position, an der danach alles hängt.

  4. Wachstum heißt bisher einstellen

    Mehr Umsatz braucht mehr Leute, mehr Leute brauchen Einarbeitung und Führung. Am Ende wächst der Aufwand schneller als der Gewinn, und irgendwann rechnet sich der nächste Kunde nicht mehr.

  5. Ein Prozess hängt an einer Person

    Ist sie im Urlaub, wartet die Abteilung. Kündigt sie, suchst du das Wissen in ihrem Postfach. Und wenn der Vertriebsleiter geht, geht die Neukundenakquise mit.

  6. Es wurde schon versucht

    Irgendein Pilot, irgendein Tool, irgendein Berater mit einem Konzept. Passiert ist danach nichts. Seitdem fragt bei dir zu Recht jeder, warum es diesmal anders sein soll.

  7. Jeder probiert etwas, keiner entscheidet

    Im Vertrieb läuft ein Tool, in der Buchhaltung ein anderes, und irgendwer hat ein Abo abgeschlossen, das niemand kennt. Was davon sich rechnet, hat nie jemand geprüft, weil es niemandes Aufgabe ist.

Wenn du zwei oder drei davon wiedererkannt hast: welcher Punkt dich am meisten kostet, klären wir in dreißig Minuten.

Strategiegespräch vereinbaren →
02Wo wir ansetzen

Vier Bereiche, in denen wir normalerweise anfangen.

Vom KI-gestützten Vertriebssystem bis zur vollautomatisierten Onboarding-Automation. In allen vier Bereichen haben wir dutzende Projekte begleitet und können gezielt unterstützen, strategisch wie technisch.

Vertrieb und Marketing

Da sein, bevor der Wettbewerber es ist.

Marketing erzeugt Nachfrage und Daten, Vertrieb arbeitet sie ab, und dabei bleibt in fast jedem Betrieb etwas liegen. Hier haben wir die meiste Erfahrung: von Sichtbarkeit und Content-Erstellung bis zu automatisierten E-Mail-Kampagnen an Unternehmen mit akutem Bedarf, bevor der Wettbewerb sie sieht. Diese landen bei deinem Vertriebler direkt im CRM, sodass er endlich wieder verkauft, statt Daten einzugeben.

Dieselben Systeme laufen bei uns im eigenen Haus: unsere Anzeigen, unser SEO, unser Blog. Wir bauen dir nichts, was wir nicht selbst benutzen.

  • Kampagnen
  • Creatives
  • SEO und Sichtbarkeit in KI-Antworten
  • Bedarfssignale
  • Anfragen routen
  • Nachfassen
  • CRM-Pflege

Der Auftrag ging an den, der zuerst zurückgerufen hat.

Hiring

Besetzen, ohne Vermittlungshonorar.

Der ganze Weg, von der offenen Stelle bis zu dem Tag, an dem die neue Person produktiv ist. Wir bauen dir einen eigenen, durchsuchbaren Kandidatenpool, suchen aktiv, statt eine Anzeige zu schalten und zu warten, und prüfen jeden Bewerber gegen alle offenen Stellen, nicht nur gegen die eine.

Dazu der Prozess drumherum: Termine, Rückmeldungen, Nachfassen, und ein Onboarding, das neue Leute in Wochen produktiv macht statt in Monaten.

  • Kandidatenpool
  • Active Sourcing
  • Bewerbungen zuordnen
  • Bewerberkommunikation
  • Bedarf früh sehen
  • Onboarding
  • Teamwachstum planen

Jede externe Besetzung kostet dich ein Vielfaches eines Monatsgehalts.

Auftragsabwicklung

Liefern, ohne dass es an Einzelnen hängt.

Wer jeden zusätzlichen Auftrag mit zusätzlichen Leuten abarbeiten muss, kann irgendwann keine neuen Kunden mehr annehmen. Dann ackert der Vertrieb, und es passiert trotzdem nichts. Deshalb hängt dieser Bereich direkt am ersten.

Wir bauen die Strecke vom Angebot bis zum Bericht beim Kunden: aus der Anfrage wird ein Angebot, ohne dass jemand aus drei Systemen zusammenkopiert, kalkuliert wird aus deinen eigenen Bestandsdaten, und jeder Schritt löst den nächsten aus. Bei einer Agentur ist das die Kampagnenverwaltung, in der Fertigung die Datenverarbeitung entlang der Herstellung.

  • Angebote
  • Kalkulation
  • Auftragsschritte
  • Statusberichte
  • Übergaben
  • Dokumente

Die Liefergeschwindigkeit hängt an drei Leuten, und zwei davon sind im Urlaub.

Admin und Finance

Wir machen dein Unternehmen fragbar.

Was in deinem Haus bekannt ist, liegt heute in Postfächern, Laufwerken und Köpfen. Wir legen es zentral, halten die Datei- und Datenstrukturen in Ordnung und machen es beantwortbar, sodass deine Leute fragen können statt zu suchen.

Der Papierkram läuft dabei nebenher mit: Rechnungen sortiert und richtig abgelegt, der Posteingang vorsortiert, Wiedervorlagen, an die niemand mehr denken muss, und Kennzahlen live statt einmal im Monat in Excel.

  • Firmenwissen fragbar
  • Wissen zentral
  • Rechnungen und Belege
  • Posteingang
  • Wiedervorlagen
  • Kennzahlen live
  • Datensilos zusammenführen

Alle sind beschäftigt, und niemand kann sagen, wohin die Zeit geht.

03Das Ergebnis

Von vollen Schreibtischen zum System, das aktiv mitarbeitet.

Wenn du dich in ein paar der Punkte oben wiedererkannt hast, geht es dir wie den meisten. Manuelle Arbeit stapelt sich und der erste Weg zur Lösung ist ein weiterer Mitarbeiter, der dann dieselben manuellen Prozesse erledigt.

Meistens sind es genau diese Prozesse, die KI und Automation zuverlässig abarbeiten oder zumindest massiv unterstützen können. Genau das machen wir.

Heute liegt die Arbeit drumherum auf den Schreibtischen. Wir verbinden, was heute nebeneinander herläuft. Die Handgriffe, die sich jeden Tag wiederholen, übernimmt das System. Dein Team entscheidet, statt zu übertragen.

Verstreute Tools, Handarbeit, Wissen bei EinzelnenEin System, das im Alltag läuft
Daten
Tools
Prozesse
Wissen
Team
Entscheidungen
mehr Zeit für die eigentliche Arbeit

Zeitsparer

Weniger manuelle Arbeit, weniger Copy-Paste, mehr Produktivität und besserer Output. Dein Team macht endlich wieder die Arbeit, für die du es eingestellt hast.

Wissen auf Abruf, ab Tag eins

AI Knowledge Base

Was heute in einzelnen Köpfen steckt, steht dann allen zur Verfügung. Neue Leute finden schneller rein, und wenn jemand geht, geht das Wissen nicht mit.

Zeitsparer + AI Knowledge Base
was am Jahresende zählt

Umsatztreiber

Am Jahresende schlägt sich das an zwei Stellen nieder. Dieselben Leute schaffen mehr, und für das, was sie schaffen, steckt weniger Handarbeit drin.

Oben mehr rein, unten mehr übrig.
↑Umsatz
↑Profit
04Team

Experten in unterschiedlichen Disziplinen, mit einer Gemeinsamkeit. Wir sind deine Ansprechpartner.

Wir sind selbst Operators und nah an dem, was wir weitergeben. Du bekommst direkten Zugang zu unserem gesamten Wissen über KI und Automation in Vertrieb, Marketing, Auftragsabwicklung und Hiring, aus über 70 begleiteten Unternehmen.

CEONiklas Huetzen
Niklas Huetzen
Vertrieb & Hiring
  • Personalberatung von 14 auf über 100 Mitarbeiter mitskaliert und dabei mehr als 50 Workflows automatisiert
  • Über 2 Mio € Umsatz für unsere eigene KI-Agentur Automindz Solutions abgeschlossen
„Ich kenne beide Seiten. Den Vertrieb, der wächst, und das System, das mitwachsen muss, von der Lead-Generierung bis zur Auftragsabwicklung.“
LinkedIn
CTOFabian Herhold
Fabian Herhold
Architektur & Agenten
  • Technischer Lead in über 15 Kundensystemen, von der Datenanbindung bis zum Agenten im CRM
  • Führt das technische Team, das die Systeme baut, anbindet und im Betrieb absichert
„Es scheitert fast nie am Modell. Es scheitert daran, dass zwei Systeme nicht miteinander reden, und genau da fange ich an.“
LinkedIn
COOFrederik Huetzen
Frederik Huetzen
Auftragsabwicklung & Admin
  • Delivery-Lead in über zehn Kundenprojekten, von der ersten Sitzung bis in den laufenden Betrieb
  • Hat Projekte in Industrie, Handel und Dienstleistung durch die Einführung gebracht
„Ein System, das keiner benutzt, hat niemandem geholfen. Ich bin der, der so lange dabeibleibt, bis es im Alltag ohne Nachfragen läuft.“
LinkedIn
05Die Zusammenarbeit

Was Sparring bei uns heißt.

Sparring heißt bei uns nicht reden, sondern dich und dein Team mit unserem Fachwissen und unserer technischen Erfahrung zu ergänzen. Wir schlagen vor, wir challengen Ideen, und wir skizzieren die nächsten Workflows gemeinsam. Einbauen übernimmt dann unser Team.

  1. Feste Termine mit denselben drei Gründern

    Eine Arbeits-Session pro Woche mit den Leuten, die den Prozess heute von Hand machen. Ein Termin im Monat mit dir. Keine wechselnden Ansprechpartner und keine Übergabe an jemanden, der die Vorgeschichte nicht kennt.

  2. Zwischen den Terminen ein offener Kanal

    Fragen halten sich nicht an Termine. Du hast einen eigenen Kanal zu uns, und was dort ankommt, beantworten wir am selben Werktag.

  3. Die komplizierten Teile bauen wir

    Anbindungen, Agenten, alles was Code braucht, machen wir. Du bekommst das nicht als Hausaufgabe mit. Auch dann nicht, wenn es die Schnittstelle offiziell nicht gibt oder der Prozess über vier Systeme läuft. Dein Tagesgeschäft läuft weiter, während das System entsteht.

  4. Dein Team lernt, KI-First zu denken

    Wir setzen uns mit den Leuten hin, die mit der Lösung arbeiten sollen, und gehen sie durch, bis sie sie erfolgreich nutzen. Dabei lernen die Teams nebenbei, Werkzeuge wie Claude, Clay oder n8n besser einzusetzen, und entwickeln ein KI-Mindset.

  5. Wir sagen dir auch, was du nicht bauen solltest

    Manchmal ist es besser, etwas nicht zu automatisieren, oder statt eines beeindruckenden KI-Agenten einfach eine langweilige n8n-Automation zu bauen, die jeden Tag zuverlässig durchläuft. So verlockend eine Idee klingt: wir sehen sie uns an und geben ehrliches Feedback, ob am Ende ein messbarer Return dabei herauskommt. Und was an Modellen, Werkzeugen und Möglichkeiten dazukommt, sortieren wir laufend für dich ein.

  6. Am Ende gehört es dir

    Code, Zugänge und Dokumentation liegen bei dir. Wir bauen in deine Systeme hinein, nicht auf eine Plattform, die wir vermieten. Du kannst uns jederzeit abschalten, ohne dass etwas davon stehenbleibt.

06Services

Die Methoden, mit denen wir dein System zum Leben erwecken.

Von KI-Agenten über deterministische Automationen bis zu Claude-Code-Systemen, die auf deinem Unternehmenskontext aufsetzen und die dein Team über standardisierte Skills bedient. Wir finden den besten Weg, wie dein Team die Lösungen wirklich einsetzt, damit sie messbar werden.

Service 01 von 05

Automation

Prozesse, die ohne KI einfach besser funktionieren. Nicht alles braucht einen fancy Agent. In vielen Fällen ist eine deterministische Automation ohne KI einfacher, zuverlässiger und vor allem effizienter. KI wird da genutzt, wo es Sinn macht.

  • Angebote
  • Rechnungen & Belege
  • Dokumente auslesen
  • E-Mail-Triage
  • Onboarding
  • CRM-Pflege
07Tech-Stack

Wir kennen die Tools und wissen, welche du nicht brauchst.

Von Claude, Codex und Clay bis n8n oder Lemlist: was wir empfehlen, nutzen wir entweder selbst, haben es in Kundenprojekten gebaut oder uns intensiv mit seinen technischen Möglichkeiten beschäftigt. Du sparst dir das Ausprobieren und gehst mit uns direkt in die Umsetzung.

Apify
Exa
Attio
Lemlist
Instantly
Prospeo
AI Ark
Close
ZoomInfo
Firecrawl
Smartlead
HeyReach
Gmail
Outlook
n8n
Clay
HubSpot
Salesforce
Apollo
Airtable
Supabase
Notion
Claude
Claude
Das Gehirn im Zentrum

Ein Betriebssystem für deinen ganzen Stack. Das stärkste Modell von heute im Zentrum, austauschbar für morgen. Die Architektur bleibt, nur das Gehirn wechselt.

Modelle & KI
ClaudeOpenAILangdockOpenRouter+ weitere
Orchestrierung
n8nMakeZapierClayApify+ weitere
Daten & Anreicherung
ProspeoApolloAI ArkExaZoomInfoFirecrawl+ weitere
Outreach & Sequencer
LemlistInstantlySmartleadHeyReach+ weitere
CRM & ATS
HubSpotSalesforceCloseAttioRecruit CRM+ weitere
Office & Infrastruktur
GmailOutlookAirtableNotionSupabaseGitHub+ weitere
Zertifiziert in
Clayn8nMakeLemlistInstantly
International bewiesen
50+ Agenturen weltweit begleitet bei Wachstum, GTM und Prozessoptimierung. 8,2 Mio €+ Pipeline generiert. EMEA, UK und US.

Welcher Teil davon zu deinem Betrieb passt, klärt sich schneller im Gespräch als beim Weiterlesen.

Strategiegespräch vereinbaren →
08Vorgehen

So gehen wir jedes Projekt an, von der Bestandsaufnahme bis ins Enablement.

Fünf Schritte. Jeder endet mit etwas, das du in der Hand hast.

Schritt 1 von 05

Bestandsaufnahme

Wir nehmen deine Prozesse und deinen Stack auf, sprechen mit den Leuten, die die Arbeit heute von Hand machen, und rechnen aus, was sie kostet. Am Ende steht auch, was wir nicht anfassen würden und warum.

Was du danach hastProzess-Landkarte + priorisierte Liste
09Referenzen

Sieben Unternehmen, die jetzt schneller sind.

Von der Angebotserstellung im Maschinenbau bis zum CRM, das sich aus 50.000 Gesprächen pro Woche selbst pflegt. Alle mit Namen, alle mit Zahlen.

Alle Fallstudien einzeln ansehen →
Angebote erstellenAuftragsabwicklung · Industrie & Intralogistik

Vom Word-Angebot zum CRM-integrierten Self-Service.

Go-To-MarketAdminSalesforceCustom-Build
VorherNachher
Angebote von Hand in Word, aus drei Systemen zusammenkopiert
→
Standardisiertes Angebot, datengespeist direkt aus dem CRM
Qualifizierung per E-Mail-Anhang, Rücklauf manuell zurück nach Word
→
Self-Service-Formular pro Lead, das Dokument entsteht automatisch
Nachfassen von Hand, leicht übersehen
→
Aufgabe wird automatisch beim Lead-Owner in Salesforce angelegt

Ein Hersteller industrieller Sicherheitstechnik für Stapler und Lagerlogistik erstellte Angebote von Hand in Word und qualifizierte neue Leads über E-Mail-Anhänge. Uneinheitlich, langsam, ohne Anschluss ans CRM.

Wir haben zwei Systeme gebaut: einen AI Quoter, der Angebote standardisiert und datengespeist direkt aus Salesforce erzeugt, und ein Q&E-Onboarding-Formular, das aus jedem Lead automatisch das Dokument generiert, es an die Opportunity hängt und dem Vertrieb eine Aufgabe anlegt.

Im EinsatzSalesforceApolloProspeoLemlistLangdockClauden8n
−90%
manueller Aufwand für Angebote und Lead-Qualifizierung
  • Manueller Word-Prozess wurde ein integrierter Self-Service-Flow
  • Angebote entstehen datengespeist statt handkopiert
  • Qualifizierte Leads landen automatisch als Aufgabe im Vertrieb
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Kandidaten finden, ohne AgenturHiring · Automotive · Autohaus-Gruppe

Ein durchsuchbarer Kandidaten-Pool aus dem gesamten Wettbewerb.

Hiring & TADatenanreicherungCustom-ScraperMaps API

Eine große deutsche Autohaus-Gruppe betreibt interne Personalgewinnung. Aktives Sourcing für Verkauf, Service und Werkstatt lief manuell über LinkedIn und einzelne Wettbewerber-Websites, ohne zentralen, filterbaren Pool.

Wir haben einen KI-gestützten Kandidaten-Pool gebaut: ein Scraper über rund 100 Wettbewerber-Autohäuser zieht jeden Mitarbeiter samt Rolle, Standort, Markenspezialisierung und Kontaktdaten, angereichert aus weiteren Quellen und nach Entfernung zu den eigenen Standorten sortiert.

Im EinsatzApifyApolloClaude
15.000+
getaggte Kandidatenprofile aus rund 100 Wettbewerber-Quellen
  • Von 0 auf über 15.000 getaggte Kandidatenprofile
  • Rund 100 Wettbewerber-Quellen automatisiert erfasst
  • 577 Verkaufskandidaten sofort nach Standortnähe sortiert
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Bewerber mit allen offenen Stellen abgleichenHiring · Personalberatung · Aviation & Aerospace

Ein CV-Upload, eine gescorte Shortlist gegen alle offenen Stellen.

Hiring & TAMatchingCustom-BuildOdoo

Eine DACH-Personalberatung für Luftfahrt und Aerospace glich Kandidaten von Hand gegen offene Stellen ab. Bewerber wurden nur gegen die eine Stelle geprüft, auf die sie sich bewarben, und der Job-Intake aus externen Tools lief manuell.

Wir haben eine custom Matching-Engine direkt auf ihrem Odoo-CRM gebaut. Ein Lebenslauf wird hochgeladen, automatisch geparst und gegen alle aktiven Stellen gematcht. Dazu Reverse Matching, das jeden Bewerber gegen alle passenden offenen Jobs prüft, und ein automatischer Job-Intake, der Stellen aus externen Tools in Odoo anlegt und nach Matching-Status farblich kennzeichnet.

Im EinsatzOdooClaude
bis 300
gescorte Kandidaten pro Job, automatisch
  • Ein CV-Upload, gescorte Shortlist gegen alle offenen Stellen
  • Reverse Matching, kein passender Kandidat geht mehr verloren
  • 4 CV-Uploads gleichzeitig, kein Datenverlust
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Kunden finden, die gerade Bedarf habenVertrieb · Personalberatung · Finance & Accounting

Ein Kandidat, 52 passende Arbeitgeber, automatisch gefunden.

Go-To-MarketDatenanreicherungCustom-BuildMulti-Source-Scraping

Eine Münchner Personalberatung für Buchhaltung und Finance suchte ihre Auftraggeber so, wie es die Branche seit jeher tut: Ein Berater hat einen starken Kandidaten, geht danach von Hand durch StepStone, Indeed und LinkedIn, prüft Anzeige für Anzeige, ob das Profil passt, und recherchiert zu jedem Treffer den Ansprechpartner. Für die wichtigste deutsche Quelle, StepStone, gab es überhaupt keine Anbindung.

Wir haben eine Pipeline auf eigenem Vercel- und Supabase-Backend gebaut, die vier Jobbörsen gleichzeitig liest: StepStone, Indeed, LinkedIn und Google Jobs. Ein Lebenslauf geht rein, das System dedupliziert die Anzeigen über alle Plattformen, filtert nach Umkreis und Seniorität, bewertet jede verbliebene Stelle per KI gegen genau diesen Kandidaten und gleicht das Ergebnis gegen den Bestandskundenstamm im CRM ab.

Im EinsatzSupabaseVercelApifyProspeoRecruit CRMInstantlyClaude
52
passende Zielunternehmen je Kandidat, aus 718 Stellenanzeigen
  • 718 Stellenanzeigen aus vier Portalen zu 52 passenden Unternehmen verdichtet
  • Von der Anzeige zum Ansprechpartner ohne manuelle Recherche
  • Bestandskunden werden automatisch erkannt, nicht doppelt angeschrieben
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Lead-Recherche in Minuten statt StundenVertrieb · Personalberatung · IT & Bauwesen

Aus vier Stunden Handarbeit wurde Pipeline.

Go-To-MarketHiring & TADatenanreicherungMulti-Channel-Outreach
VorherNachher
Lead-Liste von Hand aus den Jobbörsen, drei bis vier Stunden pro Stück
→
Unternehmen mit akutem Bedarf samt Ansprechpartner, täglich automatisch
Jeder Kandidat einzeln geprüft und von Hand auf die Shortlist gesetzt
→
KI-Bewertung gegen die Stelle, ab Score 8 automatisch auf der Shortlist
Ansprache über einen Kanal, Nachfassen unregelmäßig
→
LinkedIn, E-Mail und Xing in einer Sequenz, Stopp bei jeder Antwort

Eine DACH-Personalberatung macht rund 90 Prozent ihres Umsatzes in IT und Bauwesen. Für jede Lead-Liste ging ein Berater von Hand durch die Jobbörsen, prüfte, welches Unternehmen gerade passende Stellen ausgeschrieben hat, und recherchierte zu jedem Treffer den Ansprechpartner einzeln nach. Drei bis vier Stunden pro Liste, und nur drei bis vier Leute im Haus, die das überhaupt gemacht haben. Im CRM war das Feld für das aktuelle Gehalt zu 14 Prozent gefüllt.

Wir haben eine Sourcing-Plattform gebaut, die beide Seiten des Geschäfts abdeckt. Vertriebsseitig liefert sie täglich Unternehmen mit akutem Personalbedarf samt Ansprechpartner, die direkt in eine mehrkanalige Sequenz über LinkedIn, E-Mail und Xing laufen. Kandidatenseitig wird jedes Profil per KI gegen die offene Stelle bewertet und ab Score 8 ohne manuelle Freigabe auf die Shortlist im CRM gelegt, inklusive angereicherter persönlicher E-Mail und Telefonnummer. Parallel haben wir den Altbestand nachgezogen.

Im EinsatzRecruit CRMLemlistProspeoApifyClaude
36.000+
Lebensläufe nachgetragen, damit die Bewertung auf echten Daten steht
  • Termine bei Aldi Nord, Rheinmetall und vielen mehr über das Lead-Tool generiert
  • Lead-Recherche von drei bis vier Stunden auf wenige Minuten minimiert
  • 36.000 Lebensläufe nachgetragen und Shortlist entsteht automatisch aus den qualifizierten Profilen
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Gespräche werden zu CRM-DatenAdmin · Personalberatung · Finance & Legal

Aus jedem Gespräch ein Datensatz, aus jedem Datensatz der nächste Schritt.

Go-To-MarketAdminProzess-AutomationRecruit CRM

Eine Personalberatung mit über 150 Beratern führt rund 50.000 Telefonate pro Woche. Was in diesen Gesprächen an Information über Kandidaten entsteht, musste hinterher von Hand ins CRM. Der Vertrieb arbeitete parallel dazu Listen ab, die aus dem CRM gezogen wurden, ohne dass jemand steuerte, wer wann wieder an der Reihe ist.

Wir haben zwei Prozesse modernisiert. Erstens die Erfassung: Aus jedem Gespräch werden die Kandidatendaten automatisch ausgelesen und ins CRM geschrieben. Darauf setzen weitere Workflows auf, die passende offene Stellen und die dahinterliegenden Unternehmen identifizieren, das Profil versenden und die Rückmeldungen interessierter Unternehmen wieder erfassen. Jedes Match wird dabei qualifiziert, statt nur nach Stichworten zugeordnet. Zweitens die Wiedervorlage: Nach jedem Gespräch setzt das System den Status, leitet daraus das nächste Kontaktdatum ab und legt den Lead dem Berater genau dann wieder vor.

Im EinsatzRecruit CRMn8nClaude
100%
der Gesprächsinformationen werden automatisch ins CRM eingepflegt
  • Zuordnung passender Unternehmen fünfmal so schnell und treffsicherer
  • Keine Lücken mehr im CRM, jeder Datensatz entsteht aus dem Gespräch selbst
  • Aktivere Listen, mehr Rückmeldungen und weniger Beraterzeit im CRM
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Das eigene Telefonteam mit warmen Leads versorgenVertrieb · Social Recruiting & Employer Branding · Schweiz

Morgens das CRM öffnen und wissen, wen man anruft.

Go-To-MarketDatenanreicherungCustom-ScraperClose CRM

Eine Schweizer Agentur für Social Recruiting und Employer Branding hat ein eigenes Team von Cold Callern. Das Team war gut, es hatte nur keine Leads. Die Mitarbeiter suchten von Hand in Jobportalen nach Unternehmen mit offenen Stellen, und was sie fanden, war unvollständig: keine Telefonnummer, keine E-Mail-Adresse. Ein bis zwei Stunden pro Tag gingen dafür drauf, bevor der erste Anruf rausging. Einen eigenen Aufbau hatten sie versucht und wieder verworfen, zu aufwendig in der Einrichtung.

Wir haben die Leadbeschaffung vor das Telefon gesetzt. Eigene Scraper ziehen offene Stellen aus Google Jobs und der Schweizer Plattform jobs.ch, erkennen Unternehmen mit echtem Besetzungsdruck und reichern jeden Treffer um Ansprechpartner, Telefonnummer und E-Mail an. Eine E-Mail-Sequenz spricht die Unternehmen vor. Wer reagiert, landet über eine gefilterte Ansicht direkt in der Anrufliste im CRM, wer später zurückgerufen werden möchte, wandert automatisch auf Wiedervorlage.

Im EinsatzClayInstantlyClose
bis 100
Termine in drei Monaten, aus Stellenanzeigen statt aus Listenarbeit
  • 80 bis 100 Termine in drei Monaten
  • Morgens steht die Anrufliste bereit, mit Nummer, E-Mail und offener Stelle
  • So viele Leads, dass ein zusätzlicher Cold Caller eingestellt wurde
Ganze Fallstudie lesen →
Stimmen

Was unsere Kunden sagen.

Resultate sind das eine. Hier ist, was unsere Kunden über die Zusammenarbeit selbst sagen.

„Sie beraten nebenher mit. Sie sagen, wie gute Praxis aussieht, und Sie helfen mir, die Punkte zu verbinden. Das finde ich hervorragend.“
Wayne BrophyGründer und CEO, Cast UKEiner unserer internationalen Kunden: Personaldienstleister für Logistik und Supply Chain aus Manchester, 15 Mitarbeitende, seit 20 Jahren am Markt.
„Man kommt morgens rein, öffnet das CRM, und die Liste steht da: E-Mail-Adresse, Telefonnummer, die offene Stelle. Das Team ruft einfach die richtige Person an.“
Lukas SprungGründer und CEO, Sprung ConsultingSocial Recruiting und Employer Branding aus der Schweiz. Die Fallstudie dazu steht direkt darüber.
„In die Life Sciences hineinzukommen fühlte sich unmöglich an. Heute haben wir über 200.000 Dollar Pipeline und echte Bewegung in einem Markt, den wir vorher nicht geknackt haben.“
Rob BemmentGründer, Delve SearchEiner unserer internationalen Kunden: Personalvermittlung für Life Sciences, Halbleiter und Anlagenbau aus Großbritannien.

Sieben Projekte, am Anfang stand jedes Mal dieselbe Frage: wo fängt man an. Das klären wir in 30 Minuten.

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10Der Unterschied

Drei bekannte Wege. Und warum wir einen vierten gebaut haben.

Die meisten Unternehmer hängen an derselben Frage: inhouse aufbauen oder eine Agentur beauftragen. Dahinter stecken zwei andere: wie viel Kontrolle gebe ich ab, und wie lange warte ich, bis wirklich etwas passiert. Jeder der drei üblichen Wege beantwortet nur eine davon.

Die eigene KI-Stelle

Selbst einstellen, endet meistens so

  • Schwer zu finden, teuer, monatelang unbesetzt
  • Junior, der sich „ein bisschen mit KI auskennt“
  • Technisch starker Hire, der das Business nicht versteht
  • Ein volles Jahresgehalt plus Nebenkosten, Ergebnis offen

Die KI-Coaches

Einem mittelmäßigen Video-Kurs folgen

  • Gebaut wird nichts, die Umsetzung bleibt bei dir
  • Strategie im Allgemeinen, nie an deinem System
  • Ob sich etwas bei dir rechnet, prüft niemand
  • Nach dem Programm steht im Betrieb dasselbe wie vorher

Die KI-Agenturen

Sich einfach alles bauen lassen, ohne Ownership

  • Gebaut wird für dich, nicht mit dir
  • Oft Fließband und liefert nicht wie versprochen
  • Dein Team weiß, dass es existiert, aber keiner versteht, wie es geht
  • Beim nächsten Wunsch kommt ein neues Angebot
Der vierte Weg

KI-Sparring: erklären, bauen und dranbleiben.

Wissenstransfer und Umsetzung sind bei uns nicht zwei Angebote, sondern dieselbe Arbeit. Nur so wird ein System hinterher auch benutzt. Du musst dich also nicht zwischen verstehen und Ergebnis entscheiden.

Technische Tiefe, wo andere aussteigen

Die Schnittstelle, die es offiziell nicht gibt. Der Workflow, von dem niemand dachte, dass er automatisierbar ist. Genau da fangen wir an, mit eigenen Leuten statt mit einer Empfehlung.

Wissenstransfer am eigenen Prozess

Dein Team lernt nicht in einem Kurs, sondern an dem System, mit dem es danach jeden Tag arbeitet. Was es selbst nutzen soll, bauen wir so, dass es ohne uns läuft.

Immer auf dem neuesten Stand

Modelle, Tools und was damit geht, ändern sich schneller, als ein Betrieb das nebenher mitliest. Wir sortieren ein, was davon für dich zählt, schlagen es vor, und wenn es passt, ziehen wir es im laufenden System nach. So ist das nächste Claude-Update für dich ein Vorsprung und keine offene Frage.

Zusammen kostet das weniger als die Stelle, die du dafür schaffen müsstest.

Strategiegespräch vereinbaren →
11Einblicke

Wir sind direkt am Puls der Technologie.

Was wir lernen, teilen wir öffentlich auf unseren Kanälen. Kein Hochglanz, sondern was wir gerade bauen, was funktioniert und was nicht.

Frederik
30. Okt.

I gave hyreflow.ai one CV and one sentence. It came back with 116 companies that posted a role for that exact profile in the last 14 days and the hiring manager each role reports to. Every agency owner I talk to says the same thing about speccing. It works, and it’s the first thing to go when the desk gets busy. Because by hand it means: - Searching 4 job boards for roles that fit - Working out who the role actually reports to, not the HR inbox - Checking the CRM so nobody gets the same candidate twice This is the prompt I used in Claude: “Use hyreflow and find me companies I can spec this candidate out to, and find me their hiring managers. No email or phone enrichment yet.” What comes back: ✓ Live roles from LinkedIn, Indeed, StepStone and the Arbeitsagentur ✓ Each role scored against the CV, only the strong fits kept ✓ The hiring manager per company, with title and LinkedIn ✓ Clients and off-limits companies left out You review the list first. You only pay for contact details on the companies you actually want to pitch. Speccing has always worked. It’s the research that stops people doing it. Copy the prompt, give it your strongest candidate, and see how many companies you’ve been missing.

10 Reaktionen4 Kommentare
Niklas
30. Okt.

10 free or freemium tools and repos that turn Claude into your agency’s marketer and BD assistant. Hand them over once and the posts, job ads, decks and outreach drafts stop eating the hours you spend on telling Claude to change things around. All of them start free or are free forever: 1. marketingskills by Corey Haines. Copywriting, cold email, lead magnets and social posts. Install this one first as it gives Claude a great baseline of marketing knowledge. 2. knowledge-work-plugins by Anthropic. The official sales and marketing plugins, from call prep to email sequences. A bit more generic but 3. humanizer. Strips the AI tells out of your posts, website copy and InMails before someone spots them. Perfect skill to wire into your copywriting skills as a final gate. 4. HyperFrames by HeyGen (one of my personal favorites). Claude writes HTML, it renders an MP4. It can also cut your own videos into ready to publish edits. Job ad videos without an editor. 5. skills by Anthropic. Branded PDFs, decks and Word docs for candidate packs and client pitches. 6. Firecrawl MCP. Lets Claude read career pages and job boards that Claude itself sometimes can't reach to see who is hiring. 7. ai-marketing-skills by Eric Siu. Outbound, content ops and pipeline plays in one kit. 8. GTM Agents. Plugins for prospecting, intent signals and lead nurture, so BD runs on a system. 9. n8n-mcp. Claude builds your n8n automations for you, so the repetitive stuff runs on its own. 10. hyreflow. Our AI native recruitment assistant that gives Claude 50+ recruiting tools and the playbooks behind them, so a job spec turns into a scored shortlist with contacts. Free plan, added as a connector in Claude. Numbers 1 to 9 basically make Claude a solid marketer. Number 10 gives Claude the senior recruiter hat and all the tools it needs to act like one. All 10 links are in the first comment👇

5 Reaktionen7 Kommentare
Fabian
29. Okt.

Just because you can do it yourself doesn’t mean you should. ✂️

45 Reaktionen31 Kommentare
Frederik
29. Okt.

You close. hyreflow.ai does the rest. That’s the pitch. Thank you for your attention to this matter!

5 Reaktionen3 Kommentare
Niklas
29. Okt.

Claude changed how sourcing candidates works entirely. But still most just paste a job description into Claude and get back random people that would never make it to an interview. I wrote down how we fix that in our free Claude Sourcing Kit. It’s the exact brief, prompt and scoring rubric we taught 100+ recruiters. You brief Claude like a junior resourcer, it runs three searches (competitors, step-up candidates and lookalikes of your best reference profile) and scores everyone out of 100, quoting the evidence from their work history. So you get a ranked list where every score has a reason and you just decide who to call. What’s inside: - Why Claude sourcing usually fails (the 3 reasons we hear on almost every onboarding call) - The sourcing brief template with must-haves, nice-to-haves and no-gos - A prompt that builds the brief with you and interviews you on the gaps - The copy-paste shortlist prompt - The 100-point scoring rubric with hard gates and call tiers - How to correct the first ten in plain English, then scale to fifty - The fixes for when it goes wrong The brief and rubric work in any Claude chat. With hyreflow connected, Claude also gets the people databases and work histories it can’t reach on its own. Want it? 👀

4 Reaktionen2 Kommentare
Fabian
27. Okt.

LinkedIn just turned into X/Twitter. When I opened my LinkedIn earlier I saw this "For You" and "Network" tab. Anyone else has the same? Impressions are down bad anyways so hope this will help 😅

11 Reaktionen9 Kommentare
Frederik
28. Okt.

Recruiting has two jobs that never get done at the same time. Win the client. Find the candidate. When you're busy delivering, BD stops. When you're busy with BD, the shortlist waits. So I built a team that covers both. 7 Grok Bot agents wired to hyreflow.ai that you can create with a single prompt. So feel free to steal my recruiting army: Clients → Signal Bot spots companies hiring in your niche → Hiring Manager Bot finds the person who owns the role → Outreach Bot drafts a 3-step sequence for them → Market Mapping Bot keeps your target list fresh Candidates → Shortlist Bot turns a job ad into a ranked shortlist → Screening Bot scores CVs and preps your calls And an Army Setup Bot that manages them. But the bots aren't the most powerful thing in this. hyreflow is. On their own AI agents are smart but blind. They guess from Google, invent emails and ask you to explain your business every time. With hyreflow equipped, every bot gets: → A second brain of your agency, built from your website. Your desks, your clients' pains, your pitch. No briefing. → Live job and company data. Real job ads with dates and links, reposts, funding. → Verified contacts. The real hiring manager, with email and LinkedIn. → Candidate search across multiple sources, screened against your must-haves. → Your CRM and sequencer, so drafts land where you already work. That's the difference between a chatbot and a team that actually does the work. And where both sides meet: the Shortlist Bot sends an anonymised teaser to the Outreach Bot. So your first message to a hiring manager isn't "can we help?" It's "we already have 3 people for your role." Nothing goes out without your OK. What's in the guide: → The prompt that builds the whole team → The 7 skill files → Every step with a short screen clip Takes about 30 min to set it up.

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Niklas
28. Okt.

The line I hear most after someone connects hyreflow for the first time is “now what?”. They just went from a tool with fifty buttons to one empty prompt box. For some that feels like a step backwards. It’s also the honest trade-off of building agentic first. A blank prompt can do almost anything, which is exactly why it’s hard to start if you’re not comfortable using AI yet. All that freedom basically looks like a show you don’t know how to join. One recruiter put it perfectly after we walked them through it: “I love the way you handheld me, otherwise I’m watching a magic show.” So why build it this way, knowing it’s harder at the start? Because every desk is different. A tool with fixed screens only does what it was built to do. Step outside that and you’re back to spreadsheets and one more subscription. So hyreflow sits where you already work, inside your AI assistant. You describe what you need: - a niche search - a CRM full of stale records - a designer with a very specific portfolio taste - ... Claude uses it to build the data pipeline on the spot through it's MCP connector. Which data source fits this role, which scraper handles this job board, which signals matter for this brief. It routes the right data tools through frontier model intelligence and keeps going until the result fits your request. Edge cases are taken out one by one. All without adjusting an n8n workflow for the 1001st time or adjusting the prompt in your Clay table. Every new use case makes the same tool more useful, so the stack gets smaller over time. The blank box first is the price of that freedom. That's why we also launched the second brain yesterday and have the 100+ playbooks on our website. They help you cut the time to value extremely short. Try it out 👀

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Fabian
27. Okt.

Recruiting and sourcing before AI and now 👇 OLD WAY: NEW WAY: - endless tabs - one chat - keywords - context - CV piles - shortlists - copy/paste - workflows - busywork - conversations - more tools - hyreflow.ai AI for the research. Humans for the relationships.

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Frederik
27. Okt.

hyreflow.ai with another banger feature! Make sure to check it out!

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Niklas
28. Okt.

Recruiting has two jobs that never get done at the same time. Win the client. Find the candidate. When you're busy delivering, BD stops. When you're busy with BD, the shortlist waits. So I built a team that covers both. 7 Grok Bot agents wired to hyreflow.ai that you can create with a single prompt. So feel free to steal my recruiting army: Clients → Signal Bot spots companies hiring in your niche → Hiring Manager Bot finds the person who owns the role → Outreach Bot drafts a 3-step sequence for them → Market Mapping Bot keeps your target list fresh Candidates → Shortlist Bot turns a job ad into a ranked shortlist → Screening Bot scores CVs and preps your calls And an Army Setup Bot that manages them. But the bots aren't the most powerful thing in this. hyreflow is. On their own AI agents are smart but blind. They guess from Google, invent emails and ask you to explain your business every time. With hyreflow equipped, every bot gets: → A second brain of your agency, built from your website. Your desks, your clients' pains, your pitch. No briefing. → Live job and company data. Real job ads with dates and links, reposts, funding. → Verified contacts. The real hiring manager, with email and LinkedIn. → Candidate search across multiple sources, screened against your must-haves. → Your CRM and sequencer, so drafts land where you already work. That's the difference between a chatbot and a team that actually does the work. And where both sides meet: the Shortlist Bot sends an anonymised teaser to the Outreach Bot. So your first message to a hiring manager isn't "can we help?" It's "we already have 3 people for your role." Nothing goes out without your OK. What's in the guide: → The prompt that builds the whole team → The 7 skill files → Every step with a short screen clip Takes about 30 min to set it up.

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Fabian
26. Okt.

I hated speaking in front of people at school and basically my whole life. (My face turns red so fast that I don't even realize it anymore) So when Adis asked me to speak at his event in Cologne, my honest first thought was “uff.” My answer was “let’s go.” Some context: I met Adis in Dubai. He runs FULLSTACK Marketer®, where people learn how to do modern marketing. They just launched the AI Marketing Masterclass. As AI lead generation and outbound is what we live and breathe, he asked me to be a guest speaker on it & he asked whether I’d also speak at their 2-day in-person event. I’ve done plenty of webinars, but a real room with real people looking back at you is a different game. So I flew over for a few days, met some great people, and shared some value on AI and outbound. Sadly, I couldn’t stay for the whole event. The next flight was already booked: London. Niklas and I spent two workshop days with Sean Anderson and the Hoxo crew and clients. Even tho we’ve been partners for over a year and worked on so many projects and clients together - this was the first time I met all of them in person. We talked about recruitment, how people want to scale their businesses, and where AI actually earns its place. Thanks for having us, and thank you to everyone who has partnered with us and been testing Hyreflow on the event. The feedback so far has been amazing. We stayed in London a few extra days for some sightseeing and to meet more clients and friends in person. Was it stressful? Of course. Short stays, lots of travel, a calendar full of meetings. Worth it? 100%. You build a different kind of connection when you sit across from someone, talk about life outside work, and grab a beer together. A video call doesn’t do that. I love building from my desk, but this is the part of the job I want more of. So here’s to more trips and more time in person with clients, partners and friends.

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Längere Deep Dives auf dem YouTube-Kanal

Automatisierungen und KI-Systeme im Detail, aufgezeichnet statt zusammengefasst. Aktuell überwiegend englischsprachig.

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12FAQ

Die häufigsten Fragen.

Wie lange binden wir uns?+

Wir arbeiten in längeren Partnerschaften, weil sich kein Betrieb in drei Monaten umstellt. Ein Prozess geht live, das Team gewöhnt sich daran, der nächste kommt dran, und erst über mehrere Runden entsteht der Unterschied, den du im Ergebnis siehst. Nach 90 Tagen kannst du aussteigen, wenn es nicht passt. Die Konditionen besprechen wir im Strategiegespräch, bevor irgendetwas unterschrieben wird.

Was kostet das?+

Weniger als die Stelle, die du sonst dafür schaffen müsstest. Du bekommst ein Team mit über 100 gebauten KI-Systemen für weniger als ein volles Jahresgehalt, ohne Recruiting, ohne Lohnnebenkosten und ohne das Risiko einer Fehlbesetzung. Die genaue Zahl hängt davon ab, wie viel parallel gebaut wird, und liegt auf dem Tisch, bevor du irgendetwas unterschreibst.

Was, wenn sich bei uns gar nichts lohnt?+

Dann sagen wir das. In der Bestandsaufnahme kommt regelmäßig heraus, dass ein Prozess erst einmal weiter von Hand erledigt werden sollte, weil er zu selten läuft oder sich nicht verlässlich abbilden lässt. Wo es sich lohnt, zeigen wir dir den besten Weg. Wir beraten ehrlich, nicht mit dem nächsten Projekt im Hinterkopf.

Was muss mein Team dafür leisten?+

Deutlich weniger, als die meisten befürchten. Ein fester Termin pro Woche mit den Leuten aus dem Prozess, einer im Monat mit dir. Das Bauen liegt bei uns, damit dein Tagesgeschäft nicht anhalten muss.

Wir haben keine IT-Abteilung, geht das trotzdem?+

Ja, und das ist bei uns der Normalfall. Die meisten unserer Kunden haben keine eigene Abteilung, die für das Thema verantwortlich ist. Genau da springen wir ein: was komplex und zu technisch ist, machen wir. Du musst dafür kein eigenes KI-Entwicklerteam einstellen und sparst dir das Budget.

Unser System ist alt und hat keine Schnittstelle. Geht das trotzdem?+

Meistens ja, und genau das ist der Teil, den wir übernehmen. Wo es keine offizielle Schnittstelle gibt, bauen wir eine, und wo Daten in Formaten stecken, die niemand mehr anfassen will, lesen wir sie aus. Wenn es einfach wäre, hättest du es längst gemacht.

Was passiert, wenn wir aufhören?+

Dann läuft alles weiter, weil nichts davon bei uns liegt. Für uns heißt das: wir müssen jeden Monat einen Grund liefern, warum wir noch am Tisch sitzen. Einen besseren Qualitätsanreiz kennen wir nicht.

Ersetzt KI mein Team?+

Nein, und das ist bewusst so. Wir setzen KI dort ein, wo sie eine Ersparnis bringt, die du nachrechnen kannst, und halten das Wissen deiner Leute im Haus. Wer Menschen durch Rechenleistung ersetzt, zahlt zweimal: für die Technik und für das Wissen, das dann fehlt.

Legt ihr euch auf ein Modell oder einen Anbieter fest?+

Nein. Wir bauen viel mit Claude, weil es bei Dokumenten und agentischen Abläufen stark ist, wählen aber pro Aufgabe das passende Modell. Alles liegt als Code in deiner Umgebung. Fällt ein Anbieter aus, tauschen wir ihn, und dein Prozess läuft weiter.

Ist das DSGVO-konform, auch mit unseren Kundendaten?+

Ja. Wir arbeiten in einer EU-konformen Architektur, mit Auftragsverarbeitungsvertrag, klären in jedem Projekt den Datenfluss und bauen menschliche Freigaben dort ein, wo es auf Genauigkeit oder Recht ankommt.

Müssen wir unsere Tools wechseln?+

Nein. Wir bringen KI in deine bestehenden Systeme, statt sie zu ersetzen. Wo ein Tool keinen fertigen Anschluss hat, bauen wir einen.

13Loslegen

30 Minuten, in denen wir herausfinden, wo wir dich unterstützen können.

Du bringst mit, was bei dir aktuell zu viel Zeit frisst. Wir schauen es uns zusammen an, und du verlässt das Gespräch mit einer klaren Vorstellung, wie sich das lösen lässt.